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就業規則等関連規則

就業規則が必要な理由とは?
就業規則の作成

就業規則の作成は、全ての企業に義務付けられているわけではありません。しかしながら、就業規則の作成が義務付けられている場合もそうでない場合も、その企業の規模や業態に応じた就業規則の作成をしておくことが企業や従業員を守ることになります。この記事では就業規則が必要な理由や就業規則を作成するメリット等を解説します。

就業規則の作成は労働基準法で義務付けられている

就業規則の作成は、労働基準法で以下のように義務付けられています。

第89条
「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。」

要するに従業員を10人以上雇用する企業は、就業規則を作成して行政官庁、つまり労働基準監督署に届け出ることが義務付けられているのです。ここでいう従業員とは、正社員以外のアルバイトやパート社員、派遣社員や契約社員なども含まれます。

作成しなければならない条件に当てはまっているにもかかわらず作成しなかった場合は、30万円以下の罰金に処すると規定されています。実際には、就業規則を作成しなかったからと言って刑事罰に課されるケースは非常に稀と言えますが、罰則が用意されている義務であるという点は留意しておきましょう。

では、従業員が10人未満の企業は就業規則を作成する必要はないのでしょうか?確かに労働基準法では、従業員が10人未満の企業には就業規則の作成を義務付けてはいません。しかし、法律で就業規則の作成を義務付けていないからと言って、就業規則が不要というわけではありません。次の項目で就業規則の必要性や作成するメリットを解説しますので、こちらを参考に就業規則の作成を検討することをおすすめします。

就業規則を作成する必要性とメリット

就業規則を作成することで、企業側にも従業員側にも様々なメリットが生じます。ここでは、就業規則を作成する必要性をご理解いただくために就業規則を作成するメリットを解説します。

細かいルールの周知徹底にリソースを奪われない

企業を運営するにあたっては、従業員に知らせるべき規則やルールなどが多数存在します。給与や就業時間、休日に関する規定だけでなく、災害時や業務外の傷病に関する規定、安全衛生に関する規定や、福利厚生に関することなどが代表的です。これらの規則やルールを、就業規則に盛り込んでおくことで、従業員からの問合せが減少し、従業員に周知する時間も減少することから、社内のリソースを有効に活用可能です。

労働問題を未然に防止できる

近年では、従業員がパワハラやモラハラで損害賠償を請求する、退職の際に突然退職代行を利用するなどの労働問題が頻発しています。また、就業規則の規定が曖昧だったことから、残業代請求を受けるケースもあります。就業規則は、これらの問題を未然に防止する効果もあります。例えば、残業代請求問題です。「みなし残業時間制度」を採用している場合、みなし残業時間に含まれる残業代は支払う必要はありません。しかし、みなし残業時間は何時間なのかを就業規則等で明確にしておかなければ、みなし残業時間制度とはみなされず、従業員に残業代を全額支払わなければならないのです。

しかし、就業規則にきちんとみなし残業時間を規定しておくことで、予期せぬ残業代請求を回避できます。このように、就業規則は、ルールを明文化することで企業側を守る盾の役割も果たすのです。

従業員間に不公平感が生まれない

従業員を複数抱えている場合、彼らの年齢や経験、スキルなどに差が生じることになります。企業側は、経験やスキルに応じて報酬や待遇に差をつけることになりますが、その規定が明文化されていない場合は、従業員間で不公平感が醸成されるリスクがあります。しかし、就業規則で給与の決定方法や昇給の仕組みを明文化しておけば、それぞれの待遇の差の理由が明らかになり、従業員の不満は軽減されます。

助成金を受け取りやすくなる

国や地方自治体では、企業に対して様々な助成金制度を用意しています。その中には就業規則の作成が義務付けられているものがあります。代表的なのがキャリアアップ助成金です。キャリアアップ助成金制度では、非正規社員を正社員化する計画を策定し、正社員化することで、国から助成金を受け取ることができます。この制度では、就業規則を改定することなどが求められていますので、従業員数にかかわらず就業規則が必要です。

ベストな就業規則の作成方法は?

労働基準法で就業規則の作成を義務付けられている場合は、下記の項目を必ず盛り込んでおかなければなりません。労働基準法で作成が義務付けられていない場合でも、下記の項目は必ず入れておくべきです。

  • ●始業及び就業時刻
  • ●休憩時間
  • ●休日
  • ●休暇
  • ●転換就業の場合は就業時間転換に関する項目
  • ●賃金の決定や計算方法、支払い方法
  • ●賃金の締め日や支払いの時期
  • ●賃金の昇給に関する項目
  • ●臨時の賃金等
  • ●退職の事由等の退職に関する項目

これ以外にも、退職手当を支給する場合は退職手当に関する項目や、災害補償や業務外の傷病に対して金銭を支給する場合はそれに関する規定なども必要となります。

これから就業規則を作成しようとする方にとっては、これらの項目を全て盛りこんだ、有効かつトラブルの発生を未然に防げる就業規則の作成はハードルが高いと感じると思います。

そこで、多くの方は、インターネットに掲載されている雛形や厚生労働省が提供している雛形などを参考に就業規則を作成しようとします。もちろんそれらをきちんとご自身の会社の状況に適した形にリライトして作成するのであれば問題ありません。

しかし、人事労務の専門家がいない企業にとっては、それらの作業は困難です。どのような法律に留意しなければならないのかがわからないまま、既存の雛形を叩き台に就業規則を作成しても、トラブルの防止等の役割を果たさないものになる可能性が非常に高いと考えます。

また、従業員の内訳も昨今では多岐に渡っており、就業形態だけでなく、国籍や性別も実に多様な従業員を雇用している企業が増えており、就業規則もそれに対応したものでなければなりません。アルバイト社員やパート社員、契約社員、正社員などの就業形態に応じた就業規則でなければなりません。

さらに、企業の成長に応じて就業規則はその成長に合わせて、その都度作り替えていく必要があります。これらの状況を総合的に考慮すると、就業規則の作成は、弁護士・社会保険労務士等の労務問題の専門家に依頼すべきです。就業規則は一度作成したら終わりではなく、企業とともに成長していくものだと考えて様々な可能性を見据えた上で、作成しておきましょう。

就業規則等関連規則のまとめ

就業規則の作成は、労働基準法で常時10人以上の従業員を有する事業所で義務付けられていますが、10人未満の事業所であっても、作成すべきです。就業規則を作成しておくことで、ルールの周知徹底の手間が省けるだけでなく様々な労働問題を未然に防止可能です。就業規則は、インターネット上に雛形がアップロードされていますが、できれば各企業の業態や状況に応じたオーダーメイドの就業規則を作成しておきましょう。企業の経営者は、自社の成長や変化に応じて、就業規則も都度変更して、常にリスクに備えるものにしておく必要があります。

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