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減給、出勤停止、始末書

従業員に懲戒処分をする際の手順と注意点

問題を起こした従業員に対して、企業はあらかじめ定めておいた基準に則り様々な処分を下すことができます。これを懲戒処分といいます。ここでは、企業が従業員を懲戒処分する際に手順や注意点を解説します。

懲戒処分とは?概要と種類

懲戒処分は、企業が従業員に対して制裁を課すことをいいます。懲戒処分を行うことで、問題を起こした社員に反省と改善を促すことができます。また、従業員全体に懲戒処分が周知されることで、企業の規律を徹底する効果も期待できます。一般的な懲戒処分は以下の6種類です。

戒告・譴責・訓戒によって始末書の提出

程度の軽い問題行動の場合や初回の問題行動の場合は、戒告や譴責、訓戒などの文書による指導を行います。ただし、就業規則によって戒告、譴責、訓戒などを行うと規定してある問題行動にのみ可能です。就業規則に規定がない問題行動の場合は、厳重注意の文書や口頭で指導となります。
就業規則で、これらの処分の場合は始末書を提出することを規定している場合は、始末書を提出させます。

減給

従業員の給与を一定額減額する処分を減給といいます。法律では、1日の給与の半額までと定められておりますので、半額を超える減給はできません。就業規則で、上限を定めていて、それが1日分の給与の半額未満であればそちらを適用しなければなりません。
また、1回の問題行動やトラブルなどで減給できるのは1回だけです。つまり、1回の減給は1日分の給与の半額が限界であり、2日以上減給を続けることはできません。ただし、問題行動が複数ある場合は、それぞれ減給が可能です。

出勤停止

出勤停止は、減給よりも重い制裁です。出勤停止は、問題行動を起こした従業員に一定期間の出勤を禁じ、その期間の給与は支払いません。減給は1日の給与の半額までが限度でしたが、出勤停止は出勤停止期間分の給与が支払われませんので、従業員への経済的な影響は大きくなります。法律では、出勤停止期間に定めはありません。

諭旨解雇・諭旨退職

諭旨解雇や諭旨退職は、ほぼ同じ意味です。どちらも、会社から退職するようにと促して従業員に自主的に退職してもらうものです。ただし、従業員が退職に応じなければ、懲戒解雇が可能になります。諭旨解雇、諭旨退職ともに退職金を支払うと規定している場合は、退職金を支払わなければなりません。

懲戒解雇

懲戒解雇は、従業員を解雇する処分です。退職金が支払われないことがほとんどです。

懲戒処分を行うときの注意点

次に、懲戒処分を行う際に注意すべきことを解説します。懲戒処分は従業員にとっては不利益な処分ですので、慎重に行わなければ労働問題に発展するおそれがあります。

就業規則に規定されている処分かどうか

企業の就業規則には懲戒の規定があると思います。従業員を出勤停止にしたり、減給したりなどの懲戒処分を行う場合は、就業規則に規定されていなければなりません。
減給・出勤停止とする場合、諭旨退職とする場合などとそれぞれの処分ごとに明確な自由を定めておく必要があります。

無断欠勤の度重なるとき
故意または過失により業務上の秘密を他に漏らし会社に損害を与えたとき

以上のように具体的な行為を規定した上で、その懲戒処分も定めておきます。これらの明確な懲戒となる行為の規定がなければ、それが不道徳な行為であったり問題があったりしても懲戒処分を行うことはできません。

懲戒の規定がないのに懲戒処分を行ってしまうと、従業員が労働審判や訴訟を起こした場合、企業側が負けてしまう可能性は非常に高いです。

懲戒処分の相当性

就業規則に懲戒処分について規定されている場合でも、行動に対して処分が重すぎると懲戒処分が無効と判断されるケースがあります。例えば、「1回の無断欠勤で出勤停止にする」という処分は、懲戒処分が重すぎるとして無効になる可能性が高いでしょう。

従業員に懲戒処分を行う場合は、労働問題に発展しないように事前に弁護士や社会保険労務士などに相談しておくことをおすすめします。

正しい手続を経ていること

懲戒処分を行う場合は、就業規則に定められた手続に従って行わなければなりません。「文書を交付する」と就業規則に定めている場合は、懲戒処分の理由や内容が記載された文書を当該従業員に手渡す必要があります。正しく手続が行わなければ、懲戒処分が妥当であったとしても無効と判断されるおそれがあります。

平等な懲戒処分であること

懲戒処分は、違反行為の内容や程度が同じであれば、どの従業員に対しても同じ処分でなければなりません。従業員によって、懲戒処分の重さを変えることは認められませんので、過去の懲戒処分との兼ね合いをみながら慎重に処分を選択する必要があります。

問題行動1回につき処分は1回であること

懲戒処分は、1回の問題行動に対して1回しか出すことができません。例えば、従業員がハラスメント行為を行い、それが減給処分に値する場合、減給処分とできるのは1度だけです。始末書の提出を求める譴責処分と減給処分を組み合わせることもできません。

出勤停止や減給、始末書などの処分を円滑に行うために

では、懲戒処分を円滑に行うためにはどうすればよいのでしょうか。

就業規則を作成しておく

企業が従業員に出勤停止や減給などの懲戒処分を円滑に行うためには、企業の実態に合った就業規則の作成が求められます。就業規則に懲戒規定がなければ、出勤停止などの処分を行うことはできません。また、懲戒規定があったとしても事細かく懲戒事由を定めておかなければ、問題行動があったときに懲戒できません。

ですので、従業員を雇用した時点で、企業の業態等にあった懲戒規定を含む就業規則を作成しておきましょう。厚生労働省等が作成しているテンプレートを使った就業規則でもかまいませんが、企業の実態に即していなければ思うように懲戒処分を行えない場合もあります。できれば、弁護士や社会保険労務士などに依頼して、オリジナルの就業規則を作成しておきましょう。既に多数の従業員を雇用しているにも関わらずオリジナルの就業規則がない場合は、早急に就業規則を確認しておくことをおすすめします。

事前に弁護士に相談する

懲戒処分は、場合によっては不当解雇だ、不当な処分だと従業員から裁判を起こされる可能性がある行為です。就業規則に則っているのか、その処分は妥当であるかなどの判断が求められ、少しでも処分に問題があると懲戒処分が無効になるだけでなく、企業側は訴訟などによる社会的なダメージを受けます。

従業員が問題行動を行い懲戒処分を行う際は、事前に弁護士に相談の上、正しい手順を踏んで妥当な処分を下すようにしておくと安心です。

減給、出勤停止、始末書のまとめ

出席停止や減給、譴責処分、懲戒解雇などの懲戒処分を行う場合は、就業規則に懲戒規定があることが前提となります。また、懲戒規定がある場合でも、正しい手続で、妥当な処分を行わなければ懲戒処分が無効とされるおそれがありますので、注意しましょう。

従業員に出席停止や減給などを言い渡す場合は、事前に弁護士に相談しておくことおすすめします。また、将来の懲戒処分のために就業規則を整備しておくことも重要です。就業規則に規定されていない懲戒処分は行うことができませんので、業務内容に見合った懲戒規定を作成しておきましょう。

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